Tegen het einde van het jaar, en in een aantal gevallen, aan het begin van het nieuwe jaar, dat is doorgaans het moment dat mensen terugblikken en vooruit kijken. Voor BHV zou dat niet anders hoeven zijn. Om je hierbij te helpen heb ik het BHV jaarplan voor je gemaakt. In dit plan wordt teruggeblikt op het afgelopen jaar; wat ging goed en wat kon of moest echter beter? Ook worden de doelen en gewenste resultaten die men komend jaar wil bereiken beschreven. Het kan een document zijn dat jou, jouw BHV’ers maar ook jouw manager(s) een beter beeld geeft welke kant het uitgaat met de bedrijfshulpverlening binnen de organisatie. Wil je wel een jaarplan opstellen maar weet je niet zo goed hoe? Lees dan zeker verder!

JA, ik wil het BHV jaarplan downloaden

 

Doel: duidelijkheid door richting en focus!

Een valkuil bij het schrijven van een jaarplan is dat je verzandt in het zo mooi mogelijk beschrijven van de ideale situatie. Dat is zonde want dan wordt het een wollig en zweverig document waar niemand op zit te wachten. Je zal echt de eerste niet zijn die dagen, zo dan niet weken of zelfs maanden bezig is om een pracht van een plan te schrijven die vervolgens in een (digitale) lade verdwijnt. Juist BHV is een onderwerp dat je heel praktisch en pragmatisch kunt aanpakken. Houd het daarom lekker concreet.

Begin met terugkijken

Om te weten wat je komend jaar (anders) wilt aanpakken, is het prettig om eerst terug te kijken op het afgelopen jaar. Misschien zie je dan pas dat je het afgelopen jaar al veel verbeterslagen hebt gemaakt. Of realiseer je je dat je best wat kansen hebt laten liggen. Denk eens na over de antwoorden die jij zou geven op onderstaande vragen:

  • waar ben je trots op? Wat heb je het afgelopen jaar bereikt?
  • wat was het grootste probleem (qua BHV) waar je tegen aan bent gelopen?
  • hoeveel BHV’ers heb je op dit moment? Waar merk je aan dat dit (on)voldoende is?
  • hoeveel BHV’ers verwacht je dat komend jaar hun taak zal neerleggen (bijvoorbeeld omdat ze uit dienst gaan, ziekte, pensioen of anderszins)
  • zijn er nu mensen BHV’er die bij nader inzien niet (meer) geschikt zijn om deze taak op zich te nemen? Zo ja, welke actie ga je hier op ondernemen?

Na te hebben teruggekeken, laat we het dan eens over jou hebben. Over jou en jouw kennis- en vaardigheidsniveau om precies te zijn. Tal van hoofden, coördinatoren en ploegleiders BHV hebben deze taak vaak onbedoeld, ongevraagd of in een aantal gevallen zelfs ongewenst in hun schoenen geschoven gekregen. Ze waren de enige die op dat moment ‘iets’ met BHV deed. Iemand anders wist er te weinig van af. Een ander vond het te spannend, had het te druk of had geen idee wat er van hem of haar verwacht werd. En ineens was jij ineens gebombardeerd tot hoofd BHV. ‘En bedankt…‘, heb je toen wellicht gedacht. Maar heb jij wel voldoende kennis van dit boeiende onderwerp om het werk dat dit met zich meebrengt, goed uit te voeren?

Onzeker door kennisgebrek

Een opleiding tot hoofd BHV kan helpen om jouw taak voor de bedrijfsnoodorganisatie uit te voeren, maar het geeft geen garantie. Daar is meer voor nodig. Ik merk dat veel hoofden BHV zich onzeker voelen. Het ontbreekt hen aan voldoende theoretische kennis waardoor ze hun taak maar zo-zo uitvoeren. Vervelend voor de persoon in kwestie maar ook voor de organisatie. Want die laatste heeft óf de illusie dat het allemaal zo lekker geregeld is óf men klaagt dat de persoon die deze taak op zijn bordje heeft gekregen, ongeschikt is. Als de conclusie is dat je de verkeerde persoon op de verkeerde functie bent, is zeker geen man overboord. Dan is het zaak om hier op korte termijn actie op te ondernemen. In BHV jaarplan dat je kunt downloaden staan enkele reflectievragen.

Trek je conclusies

Na het beantwoorden van de vragen kom je misschien tot de conclusie dat je wel de juiste persoon bent maar dat het je aan (specifieke) kennis en/of vaardigheden ontbreekt. Dát is op te lossen. Stel deze vragen ook aan jou BHV-collega’s. Zij kunnen op andere locaties werkzaam zijn in een vergelijkbare rol. Maar de bedrijfshulpverleners in jouw team, hoe zeker voelen zij zich? Waar hebben zij behoefte aan?  Neem de opleidingsbehoefte van jezelf en het BHV-team mee in het jaarplan BHV.

Veiligheid doe je samen

Als hoofd BHV sta je er niet alleen voor. Je hebt een team van mensen die jou kan helpen om de taak van hoofd BHV uit te voeren. Dat maakt het niet alleen voor je zelf prettiger werken, ook voor hen. Want hoe vaak ik niet hoor dat BHV’ers eigenlijk alleen maar de jaarlijkse herhaling volgen en dat het hierbij blijft… Te vaak! Heel erg zonde want waarom zou je alles zelf moeten doen, als je het met elkaar kunt doen? Verdeel daarom de verschillende taken. Daarmee maak je jezelf minder onmisbaar en daardoor minder kwetsbaar.

Wat ga je (niet) meer doen?

Bij het maken van keuzes gaat het ook om een aantal zaken niet meer te doen. Of niet meer zelf te doen maar door het uitbesteden. Dat kan bijvoorbeeld het maandelijks onderhoud aan de brandmeldcentrale zijn. Dit zou je ook kunnen overlaten aan de leverancier. Hetzelfde geldt voor een stuk organisatie en planning van de opleidingen voor de BHV’ers. De controlerondes van de BHV-koffers kun door een paar BHV’ers kunnen laten doen of afspraken met met facilitaire zaken. Had je elke week een BHV-overleg gestaan die vaker werd afgezegd dan dat deze doorging? Pas de frequentie aan die reëler is. Scheelt een hoop ergernis voor een ieder.

Hoe ga je de tijd verdelen in je BHV jaarplanning?

Hoe druk je het ook hebt, je hebt net als ieder ander mens 24 uur per dag en 168 uur per week beschikbaar. Ook hier gaat het om een reële planning te maken. Ga eens voor jezelf na hoeveel uur je per week of maand aan de volgende zaken wil besteden:

  • BHV opleidingen: informeren, uitnodigingen, inschrijven, organiseren, plannen, etc.
  • Oefeningen en trainingen: organiseren, plannen, informeren
  • Kennis en vaardigheden actueel houden: documentatie downloaden/kopen, lezen, oefenen
  • anders namelijk… zoals overleggen met jouw leidinggevende of BHV-teamleden
  • BHV communicatie: blogartikelen schrijven voor op intranet of de interne nieuwsbrief, uitnodigen versturen naar op te leiden collega’s, organiseren van de Dag van de BHV, etc. Hiervoor kun je ook heel goed mijn BHV contentkalender gebruiken. Hier staan meer dan 365 concrete ideeën in om te communiceren over BHV.

Bepaal je prioriteiten top 3

Denk na over (maximaal) welke drie zaken je daadwerkelijk gerealiseerd wilt hebben voor het einde van het jaar. Enkele suggesties:

  • Loopt het niet soepel met de opleider? Plan op korte termijn een afspraak in en maak concrete (verbeter)afspraken.
  • Werven van nieuwe BHV’ers
  • Alle BHV’ers vóór november opgeleid of de herhalingslessen gevolgd
  • Schrijven van een actueel bedrijfsnoodplan

Bedenk per prioriteit ook hoeveel uur je hier aan wilt besteden en plan dit ook direct in. Betrek hier ook collega’s bij die jou hierbij kunnen helpen.

Oefenen en trainen

Het is nu tijd voor actie! Plan juist al aan het begin van het jaar de verschillende oefenmomenten in. Dan kun je rekening houden met de planning van het primaire proces en kun je eventueel nog op tijd schuiven met data. Regel dit uiterlijk voor eind februari want je zult zien dat het anders tegen de zomer loopt. Voor je het weet is het eerste halfjaar al weer voorbij voordat je er erg in hebt.

Veiligheidsinstructie geven

Voor een goed verloop van zowel een oefening als een daadwerkelijke BHV-inzet, is het noodzakelijk dat jouw niet-BHV-collega’s ook weten wat zij moeten doen. Een veiligheidsinstructie hoort hier dus bij. Weg met de goede voornemens, ook hier gewoon aan de slag en plannen.

  • hoe vaak ga je een veiligheidsinstructie organiseren? Elke week, maand of 1x per kwartaal. Laat je dit afhangen van het aantal nieuwe collega’s dat in een bepaalde periode is gestart?
  • wie gaat deze veiligheidsinstructie organiseren?
  • wie verzorgt de communicatie hierover?
  • op welke datum en tijd organiseer je in welke ruimte deze instructie?

Ook in je BHV jaarplanning: beheer van materialen en middelen

Over het onderhoud van de brandblusmiddelen en BHV-koffers maak ik mij het minst zorgen. Daar zorgen behulpzame leveranciers vaak met plezier wel voor. Maar andere zaken zoals het actueel houden van het bedrijfsnoodplan, vergeet je die ook niet? Plan hier minimaal twee momenten voor in je agenda. En vergeet ook de volgende zaken niet:

  • de ontruimingsplattegronden
  • de registratie van de BHV-bijeenkomsten
  • het logboek van verschillende controlerondes

Wat vond je er van?

Ik hoop dat ik je met dit BHV jaarplan op weg heb geholpen om de BHV binnen jouw organisatie komend jaar echt naar een hoger niveau te tillen. Ik ben benieuwd naar je reactie en ervaringen! Laat een reactie hieronder achter!

JA, ik wil het BHV jaarplan downloaden