Hoe doe jij ‘t, digitaal of liever analoog? Ik heb het over het inzichtelijk maken van de aanwezige bedrijfshulpverleners binnen jouw organisatie. En mag het eigenlijk nog wel op jouw manier van de AVG? Laten we het eens hebben over hoe jij voor jezelf en anderen inzichtelijk maakt hoeveel en welke BHV’ers er in het gebouw aanwezig zijn. Heb jij een BHV-bord, velletje papier of alles op de computer? Natuurlijk vertel ik je ook over de voor- en nadelen.

Oldskool op papier of lekker schuiven

Heb je vrijwel geen budget, dan is een afdruk van een lijst met namen van jouw BHV’ers het goedkoopst. (Download de intekenlijst van de foto via mijn Beter in BHV-platform) Bij binnenkomt schrijft men zich in bij de receptie en aan het einde van de werkdag gaat er weer een streep doorheen. Lekker recht toe, recht aan. Wil je niet elke dag een velletje papier door de shredder halen, dan kun je kiezen voor een BHV-bord met schuifjes. Hierop staan de namen die je in de kolommen ‘aanwezig’ dan wel ‘afwezig’ schuift. Discussie blijft altijd wat betekent het als mensen het naamschuifje in het midden zetten. Met pauze? Wel aanwezig maar niet bereikbaar? Mijn suggestie: of je bent oproepbaar of niet. Een extra kolom creëren raad ik echt af.

Mag het nog wel van de AVG

De AVG gaat over het beheren van digitale gegevens. Of een gedigitaliseerde papieren (ingescand) registratie mag, lijkt van de mening van de privacy officer af te hangen. In de praktijk merk ik dat hierover regelmatig discussies zijn. Waar de ene meteen roept dat dit echt niet mag, zegt de ander dat het afhankelijk is van de juiste grondslag. Aangezien bedrijfshulpverlening naar mijn idee van vitaal belang is, zou ik deze vraag met ‘ja, dat mag’ beantwoorden. Maar stel deze vraag eens aan degene die bij jouw over informatievoorziening gaat.

Kritisch

Los van de vraag of het mag, vind ik dat je kritisch moet zijn op welke gegevens je deelt. Ik heb borden gezien, zowel de off- als online variant van het BHV-bord, waarbij je iemands hele hebben en houden kunt terug vinden. Lees: voornaam, achternaam, afdeling en telefoonnummer. Hier ben ik sowieso geen fan van. Want wie kan deze informatie zien? Reden hiervoor is social engineering. Of te wel psychologische manipulatie om zo achter persoonlijke of bedrijfsgevoelige gegevens te komen. Zo maak je het kwaadwillenden wel erg makkelijk om te doen of zij voor een afspraak komen. Deel daarom zo min mogelijk informatie die door de verkeerde mensen op een verkeerde manier gebruikt kan worden.

For your eyes only

Welk systeem je ook kiest, zorg er voor dat alleen de mensen de informatie zien die dat nodig hebben. Zoals de beveiligings- of receptiemedewerker. Door gebruik te maken van een centraal alarmeringsysteem kun je de BHV’ers snel oproepen en snijd je dat bord eigenlijk een beetje af.

Hoe houd jij zicht op (het aantal van) bedrijfshulpverleners binnen jouw organisatie? Laat je reactie hieronder achter!

 


 

BHV-bord wie is er in huis mag een BHV-bord nog van de avg registratie van aanwezigheid bedrijfshulpverleners aanwezigheid BHV bereiken van de BHV met BHV-bord