Waar ligt de grens tussen BHV en business continuity management? En wat is de rol van jou als hoofd BHV tijdens een crisis? Deze vragen (en meer) stelde ik aan Wilfred Kilwinger. Hij is werkzaam bij Centric als o.a. hoofd BHV, secretaris van VGWM, specialist business continuity teammanager en kernlid voor het crisis management team. Want hoewel ik bekend ben ik met de theorie, ik was ook erg benieuwd naar de praktijk. Hieronder de teaser van de volledige podcastaflevering. 

BHV en BCM liggen dicht bij elkaar

Tijdens ons gesprek geeft Wilfred aan dat hij vindt dat BCM en BHV dicht bij elkaar liggen. BHV is de eerste zorg voor de veiligheid van mensen. BCM gaat over de voortzetting van het bedrijf voor het geval er iets gebeurt. Natuurlijk moet elk bedrijf, klein of groot, de eigen risico’s inventariseren maar doorgaans wordt BCM ingezet bij een bedrijf van pak ‘m beet, meer van 50 medewerkers. Dat is vaak het kantelpunt dat je stappen moet maken om je bedrijf te laten groeien en volwassen(er) te laten worden. De implementatie van business continuity hoort daar ook bij. 

Continuiteit in de knel

Wist je dat er jaarlijks tussen de 6.000 tot 8.000 bedrijfsbranden zijn? En dat de helft van de bedrijven die dit overkomt, binnen twee jaar failliet is? Al dat harde werk is dan letterlijk in rook opgegaan. Het zijn pittige cijfers en des te meer reden om voldoende aandacht aan business continuity management te besteden. Want hoe komt het dat een relatief groot deel van de getroffen bedrijven gedwongen stopt? Wilfred vertelt dat dit komt door bijvoorbeeld de hele administratie is verloren gegaan. Wanneer je daar geen goede back up van hebt, kom je in de problemen. Want dan mag je je klanten gaan bellen om te vragen of zij nog weten wat ze moesten betalen. Maar denk ook aan je voorraadbeheer. Wanneer je dit niet goed bijhoudt, kun je dit ook niet aantonen bij de verzekering en kun je dit nergens verhalen.  

BCM is ook samenwerken

Denk eens aan de situatie dat het gebouw verloren is gegaan. Dat er een nieuw pand moet komen maar ondertussen moeten jouw klanten ook verder. Die kunnen misschien gedurende een korte periode geduld op brengen, maar er komt het moment dat zij op zoek moeten gaan naar alternatieven. Of te wel, een andere leverancier. Het is erg lastig om jouw oude klanten dan nog terug te krijgen. En vergeet niet, dit kan komen doordat één persoon even onhandig is geweest. Dat dit ‘foutje’ het einde van jouw bedrijf kan betekenen als je je zaakjes niet goed op orde hebt.

Maak een plan

Net als bij een goede organisatie van de BHV te schrijven, zo geldt dat ook voor business continuity management. Dan heeft het geen bedrijfsnoodplan maar een BCP, een business continuity plan. Ook daar begin je met het inventariseren van de risico’s en deze te prioriteren. Hiervan zijn hele lijsten te vinden op internet maar je kunt onder andere denken aan:  

  • Gehackt worden 
  • Brand 
  • Wateroverlast 
  • Zware sneeuwval 
  • Gijzeling 
  • Interne sabotage 
  • Medewerkers die met data aan de haal gaan 

Als je dit in kaart brengt, kun je kijken wat de gevolgen daarvan kunnen zijn.

Te nemen maatregelen

Wanneer je dit helder hebt, ga je kijken naar wat voor maatregelen je daarop kunt nemen. Maar kijk ook of je die maatregel erop MOET nemen, want wanneer de maatregel duurder is dan de schade die kan optreden, dan is het niet zo zinvol om die maatregel te treffen. Belangrijk is om alle beslissingen te documenteren. Ook waarom je iets niet doet zodat daar achteraf altijd duidelijkheid over is.

Er zijn dan 2 soorten maatregelen die je kunt nemen:

  • proberen te voorkomen
  • het risico te beperken

Maar kijk ook naar verzekeringen want het blijkt eens te meer dat veel bedrijven onderverzekerd zijn. En heb je vervolgens alle risico’s in kaart gebracht, dan is het tijd om ze te implementeren door middel van oefenen aan de hand van het BCP.  

Rol van hoofd BHV tijdens een crisis

In niet elke BCM situatie heb je als hoofd BHV een rol. Denk bijvoorbeeld aan een datalek. Maar wanneer de veiligheid van mensen in het geding komt, dan komt eerst BHV en dan later pas BCM.  Je hebt dus een met name preventieve en repressieve rol. Daarnaast is communicatie ook ontzettend belangrijk zodat medewerkers weten wat het plan is en wat van hen verwacht wordt. Door een verkeerde of incomplete communicatie kan het hele plan in de soep.

 Over dit en meer kun je de volledige aflevering van de Beter in BHV podcast met Wilfred Kilwinger van Centric terugluisteren. 

Kijk je liever? Dat kan ook!

 

Als je andere afleveringen wil terugluisteren via je favoriete podcastapp zoals Spotify, ik heb een aparte playlist voor je gemaakt.

 


 

overleef als bedrijf een crisis stay in business tijdens een crisis voorkom als hoofd bhv een crisis jouw rol als hoofd BHV tijdens een crisis laat een crisis niet het einde zijn