Net als een ongeluk of een incident, is een ontruiming van het pand ook niet te plannen. Maar met een goede aanpak kun je hier wel goed op voorbereid zijn.  Door het doen van een ontruimingsoefening, weten jij en jouw BHV collega’s wat zij moeten doen in geval van nood.

Voorkom paniek!

De eerste minuten nadat een calamiteit zich heeft voorgaan  zijn de belangrijkste minuten van het ontruimingsplan. Het is een situatie waarbij vaak onduidelijkheid is en daardoor paniek kan ontstaan. Door als BHV’er goed te weten wat jij kunt doen en hoe je moet handelen, kun je paniek (proberen te) voorkomen. Het geeft zowel jezelf als collega’s een stuk (zelf)vertrouwen dat op het moment suprême te merken zal zijn.

Oefen een ontruiming

Een geplande en eventueel begeleide ontruimingsoefening van een pand geeft zekerheid. De kans van slagen is velen malen groter dan wanneer je spontaan het alarm activeert, benieuwd bent wat er zal gaan gebeuren en kijkt hoe het gaat. Het afbreukrisico voor met name de BHV’er is te groot waardoor hun motivatie snel zal afnemen. En dat zou zonde zijn want enthousiaste BHV’ers zijn zeker niet in elke organisatie ruim gezaaid. Ga hier zorgvuldig mee om!

Bedenk een plan

Zeker als je het nog niet eerder alleen gedaan hebt, is het handig om hulp van buiten in te roepen om tot een succesvolle ontruimingsoefening te komen. Succesvol houdt niet alleen in dat iedereen binnen een bepaalde tijd buiten staat, maar ook/juist hoe de onderlinge communicatie is verlopen, waren er onduidelijke situaties of waren voor een aantal procedures niet helder. Evalueer deze punten met de BHV organisatie en gebruik deze als input voor een volgende oefening.

Scenario

Er zijn tal van realisatische scenario’s te bedenken zoals

  • wateroverlast na het springen van een waterleiding
  • auto-ongeluk op of bij het bedrijfsterrein
  • elektrocutie bij renovatiewerkzaamheden
  • poederbrief die op de repro is geopend
  • collega krijgt een allergische reactie
  • bezoeker krijgt een hartaanval
  • in de liefde teleurgestelde ex-partner van een collega komt boos binnen
  • etc, etc, etc.

Hoe groter de kans is dat scenario daadwerkelijk plaats zou kunnen vinden, hoe belangrijker het is dat dit geoefend wordt. Bedrijven met een verhoogd risico bijvoorbeeld omdat er met gevaarlijke stoffen gewerkt wordt of waar men regelmatig te maken heeft met bedreiging, zullen vaker moeten oefenen om de kennis en vaardigheden goed bij te houden.

Verschillende stappen

Is de BHV organisatie nog erg nieuw of is het toch erg lang geleden dat er geoefend is, begin dan klein. Bijvoorbeeld door eerst de beschreven procedure te bespreken. Zijn die voor een ieder helder of zijn er al dan niet door tijd, zaken veranderd. Maak dit bespreekbaar en pas procedures in dien nodig aan. Dit geeft ook een gevoel van betrokkenheid van de individuele BHV’er.

Table top

Wanneer je zeker genoeg bent dat bij een ieder de afgesproken procedures helder zijn, dan kun je er voor kiezen om eerst ‘droog’ te oefenen. Bijvoorbeeld door de plattegronden op A2/A1/A0 formaat uit te printen en hier op met kaartjes of legopoppetjes de scenario’s na te spelen. Ook kun je virtueel oefenen door middel van een 3D plattegrond. Laat het hoofd BHV of de BHV instructeur van te voren enkele (eenvoudige) scenario’s uitwerken. Door tijdens het verhaal aanvullingen te geven zoals na 5 minuten melden dat er ergens anders in het pand brand is ontstaan, dat de telefoonlijnen eruit liggen door een stroomstoring of een deel van het pand is ingestort, maak je het verhaal echter.

Begeleide ontruimingsoefening

Na de table top oefening is het van belang om ook de andere collega’s, de niet-BHV’ers, te informeren over wat hun rol is bij een ontruiming. Wanneer dat helder is, kun je een moment plannen wanneer het pand ontruimt wordt. Een aantal collega’s zullen geheid dit onzin vinden, zeker wanneer ze tegen een deadline aan zitten maar je zal zien dat je ondanks dat er op dat moment geen echte spoed is, veel van kunt leren. Je komt er misschien wel achter dat de portofoons het niet allemaal doen, dat de batterijen van de zaklampen leeg zijn of dat maar een BHV’er zijn hesje aan heeft. Ook dit zijn weer aanknopingspunten die je later kunt gebruiken bij de evaluatie waardoor je dit kunt oppakken.

Verrassingsontruiming

Als vierde stap kun je door de BHV instructeur een ongeplande oefening laten uitvoeren. Het mooiste is als het hoofd BHV ook niet weet wanneer dit staat te gebeuren. Spreek van te voren met de instructeur af dat hij de verschillende instanties zoals de meldkamer van 112 en de plaatselijke politie informeert over de oefening. Het wordt je niet in dank afgenomen wanneer je dit niet doet. Werk met lotusslachtoffers om de situatie reëler te maken. En laat een aantal buitenstaanders de rol van observator op zich nemen.

Evaluatie en nazorg naar een ontruimingsoefening

Misschien is dit onderdeel wel het belangrijkste: de evaluatie. Hoe is de oefening verlopen? Wat ging heel goed en wat kun je verbeteren? Vergeet ook niet om bij collega’s en leidinggevende na te gaan wat hun ervaringen waren. Een heel realistische ontruimingsoefening kan ook schrik brengen bij mensen omdat zij eerder in een vergelijkbare situatie hebben gezeten. Haak de collega’s van de afdeling HRM en de direct leidinggevende hier zeker bij aan, die zijn wellicht beter op de hoogte van de persoonlijke omstandigheden van een collega dan jij als BHV’er.

Neem echt de tijd voor dit punt! Denk niet dat je er na een uurtje wel bent, maar hou rekening dat, zeker wanneer de ontruimingsoefening echt impact had, nog een aantal dagen zal nasudderen binnen de organisatie.

Downloads