Wanneer zich een situatie voordoet waarbij je de hulpdiensten oproept, is het handig zijn om hier afspraken over te maken. Zeker bij grotere organisatie’s kan een procedure opvang hulpdiensten heel verhelderend zijn. Zo weet een ieder wat zijn of haar taak is. Ook wordt het primaire proces van het bedrijf zo min mogelijk verstoord. Hieronder een opzet van een procedure opvang hulpdiensten.

Procedure opvang hulpdiensten

  1. Receptie wordt geïnformeerd over hulpvraag vanuit medewerker of BHV.
    dit kan zijn door middel van een telefoontje op het noodtoestel of iemand die zich bij de balie meldt.
  2. Receptie informeert de dienstdoende hoofd BHV’er.
    afhankelijk van de beschikbare middelen kan dit direct contact zijn. Het zij via de (mobiele) telefoon, het piepersysteem of de omroepinstallatie. Om paniek te voorkomen, kun je een bepaalde code afspreken. Zo zou ‘code 1’ kunnen staan voor EHBO, ‘code 2’ voor brand, ‘code 3’ voor bedreiging, etc. Een zin zoals “er is telefoon voor meneer Gerritsen op toestel 201”. Als aanvulling zou je een sms-bericht kunnen versturen naar de groep BHV’ers. Of een (stil) alarm(licht) aanzetten om mensen te informeren actie te ondernemen.
  3. Het (plaatsvervangend) Hoofd BHV ontvangt hulpdiensten en informeert hen met de laatste stand van zaken.
    een goede onderlinge communicatie is daarom essentieel en tegelijkertijd erg lastig om te realiseren. Maak duidelijke afspraken zoals over het gebruik van de mobiele telefoon en/of de portofoons. Zorg er voor dat alle middelen ook bruikbaar zijn. Bijvoorbeeld door dat er regelmatig de spullen getest worden, voorzien zijn (reserve) batterijen en op de juiste plek hangen of liggen. 
  4. De receptie geeft calamiteitenset aan hoofd BHV.
    De calamiteitenset zou kunnen bevatten een sleutel van de slagboom, een toegangspas met rechten om alle ruimten te kunnen betreden, een lijst met telefoonnummers van het BHV team en alle sleutels van (technische) ruimte die duidelijk voorzien zijn van een ruimtenummer.
  5. Hoofd BHV begeleidt de hulpdienst naar de locatie van het incident.
    En draagt daarna de leiding over aan de hulpdienstverlener
  6. Hoofd BHV informeert de receptie.
  7. Hoofd BHV registreert incident in BHV logboek en rapporteert aan de directie en HRM.

Afhankelijk van de situatie kan het hoofd BHV, HRM of de directie na afloop de organisatie informeren over de voorgedane calamiteit.