Je wil niet dat jan en allemaal zomaar in jouw pand komt. Daarom heb je misschien wel een toegangscontrolesysteem of denk je er over na om een vorm van toegangsbeveiliging te kiezen. Laat een ieder aan wie een je een toegangspas uitgeeft een formulier ondertekenen. Hierin zijn de gebruiksvoorwaarden die je stelt beschreven. Hieronder volgt een suggestie voor een opzet hiervan. De tekst kun je onderaan de pagina ook downloaden als word en pdf document. Maar heb je hier op ook je BHV procedure voor toegang tot het pand aangepast?

BHV procedure voor toegang tot het pand in de  publieke en niet-publieke ruimten

Doelstelling

Om te voorkomen dat mensen ongeautoriseerd toegang krijgen tot niet-publieke ruimten is een procedure erg handig. Zo kun je realiseren dat er maximale veiligheid voor de in het pand aanwezige personen en goederen. Maar beperkte autorisaties mag bij een BHV inzet niet belemmerend werken. Veiligheid en beveiliging staan dan soms lijnrecht tegenover elkaar.

Toegang tot publieke ruimte
  • de publieke ruimte is vrij toegankelijk na binnenkomst het kantoorpand.
  • de publieke ruimte is bedoeld als ontmoetingsplek voor zowel medewerkers als bezoekers.
  • in de publieke ruimte zijn werkplekken en vergaderzalen gesitueerd.
  • de publieke ruimte is toegankelijk tussen 7:00 uur tot 20.00 uur.
  • buiten de genoemde uren is de publieke ruimte voor medewerkers gesloten.
  • een aantal medewerkers heeft, vanuit hoofde van hun functie, buiten genoemde uren toegang tot de publieke ruimte.
Gebruik camera’s en publieke ruimte
  • met het oog op bescherming van medewerkers, bezoekers en eigendommen, zijn in de publieke ruimte camera’s geplaatst.
  • de camera beelden zijn gedurende dag live zichtbaar aan de binnenzijde van de ontvangstbalie.
  • er worden geen beeldopnamen gemaakt van specifieke werkplekken van medewerkers.
  • camerabeelden worden maximaal vijf werkdagen bewaard.
  • als sprake is van een veiligheidsincident kunnen camerabeelden achteraf geraadpleegd worden.
  • als sprake is van een veiligheid incident hebben de manager HRM en de compliance-officer de bevoegdheid de camerabeelden in gezamenlijkheid te bekijken. De afwezigheid van een van deze functionarissen, is de directeur de eerstvolgende aangewezen persoon.
  • afhankelijk van de aard van het incident kan het noodzakelijk zijn justitie in te schakelen en camerabeelden langer te bewaren al genoemde vijf dagen.
Toegang tot niet-publieke ruimten
  • de niet-publieke ruimten bevinden zich op de begane grond, eerste en tweede verdieping.
  • de toegang tot de niet-publieke ruimten wordt verleend op hulp van toegangspas.
  • de niet-publieke ruimte is met een toegangspas toegankelijk tussen 07.00 uur en 20.00 uur.
  • buiten de genoemde uren is de niet-publieke ruimte voor medewerkers gesloten.
  • een aantal medewerkers heeft, vanuit hoofde van hun functie, buiten genoemde uren toegang tot de niet-publieke ruimten.
Bezoekersregeling
  • bezoekers melden zich bij de receptie ontvangen bezoekerspas.
  • bezoekers worden in principe in de publieke ruimte ontvangen.
  • bezoekers kunnen, onder begeleiding van een medewerker, toegang krijgen tot de niet-publieke ruimten.
  • de medewerker die bezoek ontvangt is tijdens het bezoek verantwoordelijk voor de gedragingen van zijn bezoeker/bezoekers.
  • de medewerker dat het vertrek van de bezoeker bij de receptie en zorgen dat de bezoekers pas wordt ingeleverd.
Gebruik van toegangspas
  • iedere medewerker ontvangt een toegang pas.
  • HRM houdt een registratie bij van de uitgegeven toegangspassen.
  • je krijgt toegang tot niet-publieke ruimten door de toegangspas voor de kaartlezer te houden.
  • elke keer wanneer de toegangspas voor de kaartlezer houdt, registreert het systeem je aanwezigheid.
  • de registratie wordt uitsluitend gebruikt voor calamiteiten. In geval hiervan kan een lijst worden uitgedraaid met medewerkers die zich in het gebouw bevinden.
  • de toegangspas blijft te allen tijde eigendom van .
  • de toegangspas is persoonlijk en niet overdraagbaar.
  • in geval van verlies, vermissing, beschadiging of anderszins van de toegangspas, meldt de medewerker dit zo spoedig mogelijk bij de afdeling van facilitaire zaken.
  • bij herhaling van verlies, vermissing, beschadiging of anderszins van de toegangspas, komen kosten voor rekening van de medewerker.
  • de kosten van een toegangspas bedragen € <bedrag>. Dit bedrag wordt ingehouden op het nettosalaris.
  • bij beëindiging van het dienstverband levert de medewerker toegangspoort in bij de afdeling HRM.
Downloads