Ook als (facilitaire) organisatie heb je maar één kans voor een eerste indruk. Een bezoeker voelt zich welkom wanneer hij of zij merkt dat hij of zij wordt verwacht. Daarnaast is een verplichte bezoekersregistratie geëist vanuit de arbowet. Voor het geval van een ongeval of calamiteit waarbij het pand moet worden ontruimd. Over de invulling of hoe dit georganiseerd moet zijn, wordt echter niets genoemd.

Eenvoudig op papier

Je kunt dit eenvoudig doen met alleen een bezoekersregistratieformulier. De receptionist schrijft de naam van de bezoeker op, namens welke organisatie deze persoon komt, hoe laat hij binnen kwam en wie zijn contactpersoon is, eventueel voorzien van telefoonnummer. Bij binnenkomst kan de gastheer of –vrouw direct gebeld worden en het bezoek ophalen. Na de afspraak wordt de vertrektijd opgeschreven. Na elke dag wordt het formulier gearchiveerd, zij het analoog of digitaal (ingescand).

Wat digitaler

Wil je de registratie wat digitaler aanpakken, dan kun je er voor kiezen om direct in een word, excel of in outlook de bezoekers bij te houden. Dit heeft als voordeel dat je geen last hebt van iemand onleesbare hanenpoten als handschrift. In zowel outlook, word en excel kun je net even wat gemakkelijker zoeken op bezoeker, organisatie of contactpersoon. Met eenvoudig knip en plak werk uit mailtjes, heb je snel resultaat.

FMIS

Heb je als facilitair management informatie systeem (FMIS), dan is er vaak ook een module bezoekersregistratie. Het voordeel hier van is dat je rapportages kunt uitdraaien. De gegevens die al in de database staan kun je koppelen aan de gastheer of- vrouw. Daarnaast kun je de informatie op verschillende manieren filteren, zoals jij dat prettig vindt. Wanneer je verschillende modules hebt, kun je ook andere diensten zoals het reserveren van parkeerplaatsen, vergaderzalen of cateringaanvragen verwerken. Ook gaat zoeken naar een bepaald persoon op een bepaalde periode heel gemakkelijk. De aanschafkosten en tijd voor de implementatie kan een reden zijn om het eenvoudig te houden.

Met foto op pas

Helemaal hip ben je wanneer je met een webcam een foto maakt van het bezoek, die print op een tijdelijke toegangspas al dan niet met beperkte toegangsrechten. Maar wat doe je als iemand niet op de foto wil? Is het niet een beetje te veel registratie?

Zelfbediening

Je kunt er ook voor kiezen, uit kostenoverweging of omdat het past bij de organisatie, voor een zelfbedieningsregistratiezuil. Dit is een losse zuil waar bezoekers zichzelf kunnen aanmelden. Ik ben een groot voorstander voor persoonlijk contact, zeker bij een eerste bezoek maar dat kan iets zijn waar je naar op zoek bent.