Een veiligheidsinstructieboekje voor bezoekers

Bij een grote organisatie of bedrijf waar veilig werken veel aandacht krijgt, ontvang je als bezoeker vaak een veiligheidsinstructieboekje. Andere namen hiervoor zijn een bezoekersreglement, poortinstructie of algemene veiligheidsvoorschriften. Ze zijn er in verschillende vormen en maten maar doorgaans in de vorm van een flyer, boekje of brochure op A6 formaat. Het boekje geeft informatie over hoe je als bezoeker dient te handelen bij een calamiteit. Naast dat het een handig hulpmiddel kan zijn om gasten te informeren over de verschillende procedures, ziet het er ook professioneel uit. Overweeg je zelf een veiligheidsinstructieboekje voor bezoekers re maken, dan kan dit artikel je op weghelpen. Zo kun je samen met de collega’s marketing & communicatie zo’n document opstellen.

Verwelkom veiligheid

Je wilt in eerste instantie dat je bezoekers zich welkom voelen. Dat kun je doen door een duidelijke foto op de voorzijde te plaatsen en eenvoudig weg de tekst “welkom bij <ons bedrijf>” op te nemen. Daarnaast kun je in één á twee zinnen beschrijven wat de inhoud van het veiligheidsinstructieboekje is: “Voor een veilig verloop van uw bezoek aan <ons bedrijf> vragen wij u om de instructie goed door te nemen en eventuele vragen te stellen aan uw gastheer of gastvrouw“.

Gedragsregels

Op de eerste pagina met tekst, kun je de gewenste gedragsregels beschrijven. Bijvoorbeeld:

dat je wilt dat bezoekers altijd de bezoekerspas zichtbaar dragen en deze na het bezoek bij de receptioniste dienen in te leveren.
dat ze ten alle tijde de aanwijzingen van de gastheer of gastvrouw opvolgen
dat het gebruik van foto- en filmapparatuur in en om het gebouw of op het terrein niet is toegestaan
dat er voor ‘uw en onze veiligheid” zowel zichtbare als onzichtbare beveiligingscamera’s aangebracht zijn
dat het dragen van veiligheidsschoenen of een hesje met de tekst ‘bezoeker’ op de achterzijde verplicht is
dat op het terrein bepaalde voertuigen voorrang hebben (bijvoorbeeld in een productie- of logistieke omgeving)
dat roken verboden is en alleen is toegestaan op de daarvoor aangegeven zones
dat het niet is toegestaan om in bezit, gebruik of onder invloed te zijn van alcohol en drugs
dat eten en drinken alleen in de daarvoor aangewezen ruimte mag

Hoe te handelen bij een calamiteit

Lang niet alle bezoekers zullen goed bekend zijn met de vluchtwegen in het pand of op het terrein. Beschrijf daarom wat je van hen verwacht op het moment dat de slow-whoop of brandalarm afgaat. Vaak zal de gastheer of gastvrouw er voor zorgen dat zij naar een veilige plaats worden gebracht. Ook kun je opnemen op welke manier de BHV’ers herkenbaar zijn: dragen ze een hesje, een armband of een helm.

Locatie van de verzamelplaats

Als je de ruimte in het document hebt, kun je er voor kiezen om een kaartje van de omgeving op te nemen waar de verzamelplaats op aangegeven is. Dit kun je ook doen door een plattegrond van het gebouwdeel toe te voegen. Let er wel op dat het kaartje goed te lezen is, anders voegt het niets toe.

Alarmnummer en telefoonlijst

Hoewel je al hebt aangegeven dat bezoekers de instructies van de medewerker of BHV’ers moeten opvolgen, kan het toch raadzaam zijn om het alarmnummer op de locatie op te nemen. Als je meerdere gebouwen op het terrein hebt, of je wilt de instructie op meerdere locaties kunnen gebruiken, kun je ook van ieder gebouw de telefoonnummers opnemen.