“Eén bhv’er is geen bhv’er” is een bekende uitspraak. Dat geldt eigenlijk ook voor het hoofd bhv. Je kunt het niet alleen. Zelf werk ik op interim basis voor een organisatie waar bhv eerst door één persoon werd opgepakt. Daar kwam ik bij. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een klein team bhv van vier mensen. Iedereen werkt een aantal uur per week aan bedrijfshulpverlening binnen de organisatie.
Dat brengt praktische vragen met zich mee. Waar je eerst zelf wist wat er moest gebeuren, moet je nu taken verdelen en afstemmen. Dat vraagt om keuzes en duidelijke afspraken.
In dit artikel neem ik je mee in hoe wij dit hebben georganiseerd. Niet omdat dit dé oplossing is, maar omdat het een manieren is die jou misschien ook kan helpen.
Wij zijn als team bhv gestart met de vraag:
Waar ben je goed in en wat vind je leuk om te doen?
Als taken passen bij iemands kracht en waar iemand energie van krijgt, levert dat betere resultaten op. Dat gesprek vraagt ook om openheid, en soms zelfs om kwetsbaarheid. Zo kan iemand goed zijn in het oppakken van nieuwe taken, maar het afronden lastiger vinden. Of iemand werkt liever op de achtergrond en richt zich op het verbeteren van werkprocessen.
Wij hebben ervoor gekozen om de verschillende bhv-taken uit te werken in een overzicht. Per taak hebben we één vaste verantwoordelijke aangewezen. Die persoon pakt de taak op en houdt het overzicht.
Daarnaast hebben we per taak ook een vaste vervanger afgesproken. Die kan inspringen bij afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte, een vrije dag of vakantie. Zo blijven taken niet onnodig liggen en is altijd duidelijk wie aan zet is.
Ik ben een groot voorstander van één centrale bhv-mailbox, bijvoorbeeld bhv@organisatienaam.nl. Zo voorkom je dat mails bij losse personen terechtkomen en blijven liggen door afwezigheid of andere werkzaamheden.
Als team bhv communiceren wij daarom duidelijk: vragen over bedrijfshulpverlening gaan naar de centrale bhv-mailbox. Een bijkomend voordeel is dat alle mail op één plek bewaard blijft. Belangrijke informatie gaat niet verloren als iemand uit dienst gaat en een account wordt opgeheven.
Degene die de mailbox die dag als eerste opent, verdeelt de binnengekomen mail. Die persoon kijkt wie de mail oppakt en wijst deze toe.
Wij werken in Outlook met categorieën. Iedere collega heeft een eigen naam en kleur. Door een mail één of meerdere categorieën te geven, is meteen zichtbaar wie ermee aan de slag gaat. Is een mail voor meerdere mensen relevant, dan krijgt deze meerdere namen.
Zodra iemand de mail heeft gelezen of opgepakt, haalt diegene zijn of haar naam weg. Zo blijft alleen zichtbaar wat nog actie vraagt. Dit voorkomt dubbel werk en geeft ons overzicht en rust.
Naast mail gebruiken wij Planner voor werkzaamheden die niet direct afgerond kunnen worden. Denk aan het organiseren van een bhv-bijeenkomst of een langer lopend project.
Over de inrichting van Planner hebben we even discussie gehad. De één wilde taken per onderwerp bundelen, de ander wilde werken met een kanban-structuur. Uiteindelijk hebben wij gekozen voor de volgende buckets:
aangevuld met:
De belangrijkste buckets staan links in beeld. Hoe verder naar rechts, hoe minder urgent de taak.
Daarnaast maken wij gebruik van labels, zoals communicatie, terrein en interne communicatie. Ook werken we met zogeheten P-labels, waarbij de P staat voor project. Denk aan P bedrijfsnoodplan of P bhv-bijeenkomst.
Dit maakt filteren eenvoudiger. Ook gebruiken we het urgentie-veld en geven we de voortgang per taak aan.
Als team bhv hebben we afgesproken dat een Planner-taak altijd een concrete actie bevat. Bijvoorbeeld: lezen document A. Zo is in één oogopslag duidelijk wat er moet gebeuren. Bij grotere taken, zoals organiseren bhv-bijeenkomst, beschrijven we in de notities het doel. In de controlelijst zetten we de stappen, zoals:
mail opstellen en versturen
aantal aanwezigen inventariseren
catering aanvragen
ruimte reserveren
controleren of er een microfoon aanwezig is
Hoewel ik graag volmondig ‘ja’ zou zeggen, is de praktijk soms anders. De taakverdeling en het gebruik van Outlook en Planner zijn hulpmiddelen, geen doel op zich.
Maar ze hebben ons als team bhv wél meer rust, overzicht en duidelijkheid gegeven.
Hoe werk jij met meerdere collega’s aan bhv-taken? Laat gerust een reactie achter.
