Bedrijfshulpverlening moet niet alleen voor eigen medewerkers geregeld zijn maar voor alle aanwezige personen in en om het gebouw. In artikel 3.1 lid e van de arbowet staat dat de werkgever doeltreffende maatregelen moet treffen op het gebied:
Dit kun je onder andere doen door een sluitende aanwezigheidsregistratie bij te houden. Ook vanuit andere normeringen en kwaliteitsmeetsystemen wordt dit vaak verplicht gesteld.
In het bedrijfsnoodplan beschrijf je hoe de bedrijfshulpverlening is georganiseerd. Het aantal en de verschillende typen bezoekers (lees: gebruikers, dit kunnen zowel eigen medewerkers zijn, als bezoekers en leveranciers) aan een organisaties heeft invloed op de wijze van bijvoorbeeld ontruimen. Ook worden er in het plan afspraken opgenomen over hoe men om gaat met de aanwezigen. Een groot warenhuis dat zeven dag per week geopend en waar zowel jong als oud publiek komt, heeft te maken met heel andere omstandigheden, risico’s en daar door andere afspraken dan een klein productiebedrijf dat gevestigd is op een afgelegen bedrijventerrein. Of een bedrijf dat er voor heeft gekozen om dat schoonmaak buiten de reguliere kantoortijden te laten uitvoeren, moet er ook voor zorgen dat die externe medewerkers een beroep kunnen op de BHV van de opdrachtgever.
De hulpdiensten willen weten wie er bij aanvang van de ontruiming binnen waren. Op de opvangplaats kun je na een appél aangeven of een ieder die aangemeld is, ook daadwerkelijk buiten is. Bij de veel bedrijven is afgesproken dat de gastheer of gastvrouw de verantwoordelijkheid draagt om de gasten tijdens een calamiteit te ondersteunen bij het ontvluchten van het gebouw.
Je kunt een aanwezigheidsregistratie heel eenvoudig op papier bijhouden. Afhankelijk van de wensen houdt de receptionist of beveiliger dit logboek bij en schrijft de naam van de bezoekers, namens welke organisatie deze persoon komt, hoe laat hij binnen kwam en wie zijn contactpersoon is, eventueel voorzien van telefoonnummer. Een alternatief kan een logboek in word, excel of outlook zijn. Ook is er speciale software beschikbaar voor een goede aanwezigheidsregistratie. Ook kun je aan de hand van iBeacons registreren of, wie, wanneer, waar in het pand is.
Onder de categorie ‘bijzondere bezoekers’ kun je denken aan monteurs of leveranciers die regelmatig het gebouw bezoeken. Door het opstellen van een procedure voor liftmonteurs spreek je bijvoorbeeld af dat er elk uur een contact moment om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Ook voor leveranciers die goed bekend zijn binnen jouw bedrijf kun je een veilige werkplek creëren!
