Geef nieuwe medewerkers snel een BHV en veiligheidsinstructie

Hoe kan het dat ‘we’ het heel normaal vinden dat je op je eerste werkdag bij een werkgever een toegangspas en de inlog van het netwerk krijgen, maar geen veiligheidsinstructie? Ik hoor regelmatig ‘dat komt wel wanneer we weer zo ver zijn’. Als je wil dat de BHV effectief haar werk kan doen, dan is het belangrijk dat de gebouwgebruikers weten wat te doen bij een calamiteit. Daarnaast staat in artikel 8 van de arbowet dat je als werkgever moet zorgen dat werknemers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en daaraan verbonden risico’s, alsmede over de maatregelen die erop gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken.

Ik snap echt wel dat je niet voor iedere medewerker een persoonlijk instructiemoment kunt organiseren. Maar er zijn wel alternatieven dan wel aanvullingen die met elkaar gecombineerd kunnen worden. In dit artikel schets ik je enkele suggesties voor een veiligheidsinstructie die past bij jou.

Welkomstflyer of introductieboekje

Of je nu een welkomstboekje of startprogramma op papier of online in de vorm van een e-learning aanbiedt, ruimte voor een instructie over BHV en veiligheid is hier echt wel op zijn plaats. Met als minimale inhoud het interne alarmnummer, de verzamelplaats en ‘wat te doen bij’.

Wil je echt serieus voor de dag komen dan kun je dit ondersteunen door bijvoorbeeld een korte mondelinge introductie te doen. Het opnemen van een filmpje zou ook kunnen. Naar mijn idee valt er veel te winnen met een persoonlijke boodschap van de CEO of directeur. Dit kan een videobericht van 30 tot 60 seconden zijn, bijvoorbeeld met ‘goedemorgen <naam nieuwe medewerker>, mijn naam is <naam> en ik ben <functie> bij <bedrijfsnaam>. Leuk dat je bij ons komt werken als <functie>. Omdat we een veilige werkplek heel belangrijk vinden, vraag ik je om de instructies over BHV en veiligheid goed door te nemen. Ik hoop natuurlijk dat je het in de praktijk niet nodig zal hebben. Ik kom je vast binnenkort tegen, fijne dag!”

Een nieuwe medewerk(st)er voelt zich zo niet alleen heel welkom, maar ook direct betrokken en verantwoordelijk om de aangeboden informatie goed door te nemen.

Veiligheidsinstructievideo

Zeker in hoogrisico-omgevingen is dit heel normaal, maar ook voor een administratiekantoor kan dit een leuke en aantrekkelijke manier zijn om veiligheid onder de aandacht te brengen. Maak een leuke veiligheidsinstructievideo. Dit kun je zo gek maken als je zelf wilt, maar waar het om gaat is dat je het schaalbaar kunt maken. Of te wel, 1x maken en meerdere keren gebruiken. Mijn suggestie hierbij is, ‘better done than perfect’. Je kunt je geld 1x uitgeven dus het gaat om de boodschap en niet of alles perfect belicht is. Zorg wel voor goed geluid en ondertiteling.

In de actiestand

Vind je een video te statisch en pak je het liever wat uitdagender aan? Maak er dan een spelvariant van door bijvoorbeeld een speurtocht te maken. Hierbij kun je instructies, qr codes of afbeeldingen gebruiken. Leg hierbij genomen maatregelen uit of maak gebruik van een situatie uit het verleden. Dat maakt het allemaal een stuk echter en aansprekender.

Vergeet de tijdelijke medewerkers niet

Uitzendkrachten en stagiaires moeten ook weten wat te doen, dus vergeet deze doelgroepen niet mee te nemen. Overweeg om medewerkers van samenwerkende partijen die regelmatig in of om het gebouw werkzaam zijn, hier ook bij te betrekken. Denk aan schoonmakers of ingehuurde kantinemedewerkers.

Leg het vast

Ik ben geen voorstander om dingen te registreren om het registreren, maar deze veiligheidsinstructie is belangrijk genoeg om dit wel te doen. Mocht zich een incident voordoen, dan kun je als hoofd BHV of directeur laten zien dat je hebt voldaan aan artikel 8.

1 BHV’er is geen BHV’er

Net als dat het credo ‘1 BHV’er is geen BHV’er‘ geldt, dat dit ook van toepassing is op de instructie. Herhaal die regelmatig bijvoorbeeld 1x per jaar. Dit helpt je om de informatie actueel te houden. Naast een algemene toelichting op de genomen veiligheidsmaatregelen en afspraken, is regelmatig over veiligheid communiceren belangrijk. Bijvoorbeeld door frequent op verschillende manieren en kanalen aandacht te vragen voor (on)veiligheid en bedrijfshulpverlening. Eventueel kan de afdeling communicatie hier een ondersteunende rol in spelen.