De tijd dat je met één of twee collega’s een vaste werkplek had, is voor veel mensen al weer enige tijd geleden. Veel organisaties hebben het traditionele cellenkantoor ingeruild voor flexibele werkplekken. Het flexkantoor waar gewerkt wordt volgens de ideeën van Het Nieuwe Werken. In het kort komt het concept neer dat je een werkplek zoekt dat past bij de werkzaamheden die je gaat doen. Ga je veel bellen? Dan neem je plaats in een van de kleine belkantoortjes. Wil je geconcentreerd werk doen? Dan ga je naar de stiltezone. Ook is bij veel organisaties thuiswerken heel normaal geworden. Hoewel dat voor veel mensen flexibiliteit geeft, zorgt het kantoorconcept qua BHV een probleem. Het ontruimen van het gebouw met een BHV-team kan heel anders verlopen dan je daarvoor gewend was. Hoe kun je er voor zorgen dat je de hulpdiensten kunt laten weten dat iedereen het gebouw uit is?

Ben je er wel (of niet)

In een kantooromgeving waar men geen vaste werkplekken meer zijn, is het lastig te bepalen of en zo ja hoeveel ontruimers aanwezig zijn. En áls ze er al zijn, dan is het nog maar de vraag of ze bekend zijn met de locatie-specifieke omstandigheden. In het geval van een ontruiming, is de efficiënte naar alle waarschijnlijkheid een stuk minder.

Ontruimen in een HNW kantoor: zorgen voor meer duidelijkheid!

Bij Movares Nederland hebben ze daar een oplossing voor gevonden. Arno de Graaff  heeft daar een ontruimingsmethode ontwikkeld die duidelijkheid geeft aan zowel de BHV’er als de brandweer. Hoewel het nog een concept is, met medeweten van de Brandweer Utrecht, is het wel uitgeprobeerd en als functioneel ervaren in twee gebouwen van 300 en 700 medewerkers.

Hou het simpel!

De kracht deze methode zit ‘m in de eenvoud. Op elke vleugel hangen aan het begin en einde rode sleutelkastjes, voorzien van een transparant ruitje aan de voorzijde. De sleutels zitten in de slotjes gelijmd waardoor het openen erg snel gaat. In kastje hangt een reflecterend ontruiminghesje en een garderobenummer met daarop het vleugelnummer of sectiecode. Op de plek waar het hoofd BHV de ontruiming leidt, staat of hangt een bord met rode vakjes voor alle te ontruimen vleugel, in een gebouw-logische indeling. Boven elk vakje zit een haakje.

Hoe gaat het ontruimen in een flexkantoor in de praktijk?

  • Het alarm gaat af.
  • Op de vleugel gaan de mensen naar de dichtstbijzijnde nooduitgang.
  • Zodra ze hun vleugel willen verlaten, komen ze het rode sleutelkastje tegen.
  • De eerste die ziet dat het groene vestje er nog in zit, wordt geacht de rol van ontruimer op zich te nemen.
  • Aantrekken van het BHV-vestje en pakt het nummertje.
  • Hij loopt vervolgens van dit uiteinde van de vleugel naar het andere uiteinde. Hij checkt daarbij alle ruimtes, spoort achterblijvers aan en sluit zo nodig deuren en ramen.
  • Aangekomen bij het andere vleugel-uiteinde, pakt hij uit het sleutelkastje aldaar, het eventueel nog aanwezige vestje. Dit doet hij, om te voorkomen dat er ergens nog een achterblijver was, die het vestje ziet en vervolgens opnieuw alle ruimten gaat nalopen.
  • Het nummertje mag hij laten hangen. Dat het vestje weg is, is voldoende teken dat er al ontruimd is.
  • Hij verlaat de vleugel en gaat via de kortst mogelijke vluchtroute naar de afgesproken commandopost.
  • Daar staat het ontruimingsbord en hij geeft het nummer af aan de ontruimingscoördinator, die het op de overeenkomstige plek op het bord hangt. In plaats van een rood sectienummer, is nu een groen nummer zichtbaar.
  • Rood staat voor niet gecheckt, groen is gecheckt (en dus leeg).
  • Tenslotte gooit de ontruimer zijn vestje in een hoek bij de deur en verlaat het gebouw, op weg naar de verzamelplaats. Vanaf nu is hij weer een ‘gewone’ medewerker.

Inruimen in een flexkantoor nadat iedereen weer terug kan

Wanneer het gebouw weer veilig is bevonden, moeten alle vestjes en nummertjes weer teruggehangen worden. Er zijn minder nacontroles nodig. Dat is zowel voor de BHV als brandweer een plezierig iets. Daarnaast levert deze methode ook een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing op

Die besparing zit in het feit dat er met dit concept altijd wel iemand in een gebouwdeel is, die in voorkomende gevallen de rol van ontruimer op zich neemt. Dat maakt dat een gebouw sneller ‘leeg’ verklaard kan worden. En hierdoor zijn medewerkers ook weer sneller terug op hun werkplek. Al scheelt het maar 10 minuten, met 1.000 mensen, met een gemiddeld verkooptarief van € 85, is dat toch ruim € 12.500. Een keer ontruimen per jaar en je zou al uit de kosten zijn.

De methode maakt ook dat er minder medewerkers als BHV’ers opgeleid hoeven te worden. Omdat er nu altijd voldoende mensen zijn die kunnen acteren als ontruimers, worden er meer (en sneller) gebouwdelen als anders ‘leeg’ gemeld. En dus wordt er minder beroep gedaan op de BHV om nacontroles uit te voeren. De BHV heeft daardoor meer de handen vrij voor andere zaken die spelen bij ontruimingen.

Dankzij het minder grote beslag dat nu op de BHV-ers wordt gelegd, kan men met minder BHV’ers af zonder het gevoel te hebben dat je de controle of overzicht verliest.

Arno heeft ook een beeldoverzicht gemaakt van de procedure. Deze kun je downloaden: