Tijdens een netwerkbijeenkomst laatst sprak ik iemand die bezig met de organisatie van een bedrijfsevenement voor een groot aantal medewerkers en klanten. Het zou op een externe locatie zijn. BHV op een bedrijfsevenement, was dat haar taak of moest de gehuurde locatie daar voor zorgen?

BHV op een bedrijfsevenement op de eigen locatie

Ik maak in dit artikel onderscheid tussen BHV op een bedrijfsevenement op de eigen locatie, en op een externe locatie. Om te beginnen, in het geval dat zij een evenement op de eigen, vertrouwde locatie zou organiseren. Bijvoorbeeld een sinterklaasviering voor medewerkers met kinderen, nieuwjaarsborrel maar dit kan natuurlijk ook een feestavond voor een jubilaris zijn. Vaak worden dit soort evenementen buiten de reguliere openingstijden zoals in de avonduren of in het weekend georganiseerd. Zo wordt het primaire proces niet (te veel) verstoord.

Leuk maar link?

Je zal mij niet horen zeggen dat het levensgevaarlijk is om een bijeenkomst zoals bovengenoemd te organiseren. Maar het is wél verstandig om rekening te houden met de risico’s die dit met zich meebrengt. Wanneer veel externe bezoekers aanwezig zijn, zijn zij vaak niet goed bekend met het pand. Kapstokken worden ‘even’ voor een noodddeur gezet, transparantverlichting wordt afgeplakt om het gezellig te maken in plaats van dat irritante groene licht. En BHV’ers… zijn die eigenlijk wel geregeld? Soms wel, maar vaker niet. Ik begrijp dat je tijdens zo’n evenement iedereen de kans wilt geven om te genieten. Maar het maken van duidelijke afspraken over BHV-paraatheid is wel belangrijk. Misschien is daarom wel de keuze om een of meerdere brandwachten in te huren zodat iedereen kan genieten.

Brandveiligheid

Wanneer je een evenement organiseert, en of dat nu in het eigen bedrijf is of op een locatie zoals een restaurant, partytent of andere horecagelegenheid, let dan goed op de brandveiligheid. In december van 2014 keurde de gemeente Rotterdam een aantal horecagelegenheid qua brandveiligheid ad. Maar liefst 25% krijgt aanvullende eisen.

Koud vuur bestaat niet

Sterretjes werden in het verleden nog wel eens koud vuur genoemd. Iedereen die zich een keer gebrand heeft aan die hete staafjes, weet wel beter. Het gebruik van ander open vuur zoals kaarsen is daarom al bij de meeste bedrijven al niet meer toegestaan. Kaarsen zijn vervangen voor elektrische LED versies. Maar kerstverlichting en het veelvuldig gebruik van (doorgelusde) stekkerdozen vergroten het risico op brand.

Betrek je BHV en preventiemedewerker bij de organisatie

Een ongeluk kun je niet altijd voorkomen maar wel beperken. Bijvoorbeeld door je BHV’ers en/of de preventiemedewerker te betrekken bij de organisatie van een dergelijk evenement. Door vooraf een risico-analyse te maken van de tijdelijke situatie en hier het aantal BHV’ers dat aanwezig is, af te stemmen. Dan kan er vooraf afgesproken worden wie dat de BHV’ers extra taken zoals het controleren van de nooduitgang, of het optreden als ontruimer. Daarnaast zijn deze mensen bekend(er) met het pand dan de andere bezoekers.

BHV op een bedrijfsevenement op een externe locatie

Huur je een (horeca)gelegenheid, stel dan vooraf vragen over hoe de BHV geregeld is en leg dit contractueel vast. Ook kun je bij het intro-praatje kort vertellen wat je van de aanwezigen verwacht dat zij doen in geval van een calamiteit. Hou dit kort en luchtig anders luistert er niemand naar je.