Het inschrijven van een grote groep bezoekers of meerdere leveranciers die zich te gelijkertijd aan de balie of receptie melden, kan veel tijd in beslag nemen. Toch is dit verplicht omdat je in geval van calamiteit moet kunnen overleggen wie er op dat moment binnen waren. Een manier om dit sneller te laten verlopen is door een kopie te maken van het paspoort, id kaart of rijbewijs van de bezoekers. Op een rustiger moment kan de receptioniste of facilitair medewerker dan alle benodigde gegevens verwerken. Sinds juli 2012 is dit niet meer toegestaan. Dit om de kans op identiteitsfraude te beperken. Jaarlijks krijgt maar liefst 5% van de Nederlanders hier mee te maken.
Een legitimatiebewijs heeft verschillende persoonsgegevens die iets over over ras (iemands nationaliteit en met een pasfoto ook de uiterlijke kenmerken waaruit de etnische afkomst kan worden afgeleid) gezondheid of strafrechtelijke gegevens. Het zijn gevoelige persoonsgegevens die extra risico’s met zich meebrengen, zoals discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon voor een bepaalde dienst of product.
Alleen wanneer je bij een bank of notariskantoor werkt, mag een kopie van het legitimatiebewijs gemaakt worden. Ook kan de werkgever vragen om een kopie, dit in verband met de loonadministratie. In veel andere gevallen dus niet. In een hotel is het laten zien van je paspoort, id kaart of rijbewijs een manier om te laten zien dat je bent wie je zegt te zijn. Een kopie er van maken is niet nodig, wel mogen er handmatig enkele gegevens overgenomen worden. Dit is ten behoeve van het nachtregister dat in overlegd moet kunnen worden in geval van een calamiteit. Andere bedrijven vragen ook gemakkelijk om een kopie, denk hierbij een telefoonwinkel of sportclub. Je bent niet wettelijk verplicht om hen een kopie te laten maken.
Dus hoe druk het ook is, het maken van een ‘kopietje paspoort’ zit er dus niet meer in. Bied de bezoeker je verontschuldigingen en/of een kop thee of koffie wanneer het langer duurt!
Lees ook
